Af Ida Maria Jiman, Marketing Specialist

Har du modtaget en opsigelse efter sommerferien? Når en administrativ medarbejder forlader virksomheden, er det afgørende hurtigt at sikre de nødvendige kompetencer. Læs, hvordan en administrativ vikar kan skabe stabilitet, sikre driften og give jer tid til at finde den rette permanente løsning.

Sådan kan en administrativ vikar hjælpe med at sikre driften, når en nøglemedarbejder siger op.

Mandag efter sommerferien. Første møde i kalenderen. Indbakken er fyldt, og planerne for resten af året skal sættes i gang. Så kommer opsigelsen. En erfaren medarbejder har besluttet sig for at søge videre. Det er naturligvis en del af arbejdslivet, men det ændrer ikke på, at opgaverne stadig skal løses.

Kunderne forventer svar, ordrerne skal behandles, fakturaerne skal sendes, og kalenderen skal hænge sammen. Samtidig står virksomheden over for en rekruttering, som helst skal ende med det rigtige match – ikke bare den hurtigste kandidat.

Det er netop i den situation, vikarer til kontor og administration kan være en effektiv løsning.
En midlertidig medarbejder kan sikre, at hverdagen fortsætter, mens virksomheden får den nødvendige tid til at finde den medarbejder, der skal være en permanent del af organisationen.

Hvad gør man ved en opsigelse?

En opsigelse skaber sjældent kun et hul i kalenderen. Den kan også efterlade opgaver, viden og processer, som andre medarbejdere pludselig skal samle op. Måske har medarbejderen siddet med kundekontakt. Måske har vedkommende håndteret ordrebehandling, fakturering, koordinering eller CRM. Eller måske har personen haft en central rolle i virksomhedens daglige administration.

Opgaverne forsvinder ikke, fordi medarbejderen gør.

I en kort periode kan kollegerne måske overtage de vigtigste opgaver. Men hvis rekrutteringen tager flere uger eller måneder, kan den midlertidige løsning hurtigt blive en belastning for resten af organisationen.
Her kan en vikar fungere som en bro mellem opsigelsen og den permanente ansættelse.
Virksomheden får dækket de vigtigste funktioner, mens der er tid til at finde den rigtige kandidat.

Hvad kan vikaren hjælpe med?

Vikarer til kontor og administration dækker et bredt område. Det kan være medarbejdere, der træder ind i klassiske administrative funktioner, men også profiler inden for eksempelvis kundeservice, økonomi, HR, salg eller backoffice. Det afgørende er ikke stillingsbetegnelsen. Det afgørende er, hvilket behov virksomheden står med.

En vikar kan eksempelvis hjælpe med:

• Kundeservice og telefonbetjening
• Ordrebehandling og fakturering
• Bogføring og lettere økonomiopgaver
• Kalender- og mødekoordinering
• CRM og dataregistrering
• HR-administration
• Salgsadministration og backoffice

Det kan være en erfaren medarbejder, der hurtigt overtager en eksisterende funktion, eller en profil, der kommer ind for at skabe ekstra kapacitet i en travl periode.

Hvorfor vælge en vikar?

Når en medarbejder siger op, er det naturligt at begynde at lede efter en afløser med det samme.
Men hurtigst er ikke nødvendigvis bedst.

En permanent ansættelse er en vigtig beslutning. Det handler om at finde en medarbejder, der både har de rette kompetencer og passer ind i organisationen.

En midlertidig medarbejder kan give virksomheden det nødvendige pusterum. I stedet for at presse rekrutteringen igennem, fordi opgaverne skal løses her og nu, kan virksomheden få en vikar ind og samtidig bruge den nødvendige tid på at finde det rigtige match.

Det kan også være en fordel for de eksisterende medarbejdere. Når de ikke skal overtage en stor del af den ledige stillings opgaver, kan de fortsætte med deres egne arbejdsområder og fokusere på virksomhedens kerneopgaver. Driften behøver ikke vente på rekrutteringen.

Hvornår giver en vikar mening?

Opsigelser er langt fra den eneste situation, hvor en midlertidig medarbejder kan være relevant.
Behovet kan også opstå, når en medarbejder går på barsel, er fraværende på grund af sygdom eller orlov, eller når virksomheden oplever en periode med ekstra travlhed. Det kan også være i forbindelse med et større projekt, en systemimplementering eller en organisatorisk forandring, hvor der i en periode er brug for flere hænder eller bestemte kompetencer.

Nogle behov er planlagte. Andre opstår fra den ene dag til den anden. Fælles for dem er, at virksomheden har brug for den rette kapacitet på det rigtige tidspunkt. Her kan en vikarløsning give den fleksibilitet, som en permanent ansættelse ikke altid kan.

Vikar eller fastansættelse?

En vikar er ikke nødvendigvis et alternativ til en fastansættelse. De to løsninger kan faktisk supplere hinanden. Forestil jer, at en medarbejder siger op i august. Virksomheden har brug for hjælp med det samme, men ønsker samtidig at bruge tid på at finde den rigtige afløser. En vikar kan træde til og sikre de vigtigste funktioner. Imens kan virksomheden gennemføre rekrutteringen uden samme pres på den daglige drift. Når den permanente medarbejder starter, kan vikaren afslutte sit vikariat. På den måde bliver vikaren en midlertidig bro mellem to faste medarbejdere. I nogle tilfælde kan et vikariat også udvikle sig til en fastansættelse, hvis både virksomhed og medarbejder oplever, at der er et godt match.

Det rigtige match

En god vikarløsning handler ikke bare om at finde en person, der kan starte hurtigt.
Det handler om at finde en medarbejder med de kompetencer, virksomheden faktisk har brug for.
Skal medarbejderen kunne arbejde selvstændigt fra første dag? Er erfaring med økonomi, kundeservice eller HR afgørende? Skal personen kende bestemte systemer? Og hvor længe forventes behovet at vare?
Jo tydeligere behovet er, desto bedre bliver grundlaget for at finde det rigtige match.
Det er også her, en professionel rekrutteringspartner kan gøre en forskel.

Sådan hjælper Actief Hartmanns

Hos Actief Hartmanns hjælper vi virksomheder med at finde medarbejdere, når behovet opstår – også når det skal gå hurtigt. Vi arbejder med vikarer til kontor og administration på tværs af forskellige funktioner og brancher. Derfor tager vi udgangspunkt i den konkrete virksomhed, opgave og situation, når vi finder den rette kandidat.

For os handler et godt match ikke kun om erfaring på CV’et. Det handler også om at forstå arbejdspladsen, opgaverne og den rolle, medarbejderen skal udfylde.

Har I brug for en midlertidig medarbejder efter en opsigelse, ved sygdom, barsel eller i en travl periode, kan vi hjælpe med at finde en løsning, der sikrer driften, mens jeres langsigtede behov bliver afklaret. Har I brug for en vikar til kontor og administration? Kontakt Actief Hartmanns, og lad os tage en snak om jeres behov.

En opsigelse behøver ikke sætte driften på pause

En opsigelse kan skabe et akut hul i organisationen, men den behøver ikke skabe uro i resten af virksomheden. Med vikarer til kontor og administration kan virksomheden få dækket de vigtigste funktioner, aflaste kollegerne og samtidig få den nødvendige tid til at finde den rigtige permanente medarbejder.

Det handler ikke om at erstatte den medarbejder, der stopper. Det handler om at skabe en god overgang.

FAQ om vikarer til kontor og administration

Hvad er en vikar til kontor og administration?

En vikar til kontor og administration er en medarbejder, der midlertidigt hjælper en virksomhed med administrative, koordinerende, kundevendte eller andre kontorrelaterede opgaver.

Hvilke opgaver kan en vikar til kontor og administration løse?

Det kan for eksempel være kundeservice, ordrebehandling, fakturering, bogføring, dataregistrering, CRM, HR-administration, salgsadministration, koordinering og backoffice.

Hvornår giver det mening at bruge en vikar?

En vikar kan være relevant ved opsigelser, barsel, sygdom, spidsbelastninger, projekter, systemimplementeringer, omstruktureringer eller andre situationer, hvor virksomheden midlertidigt mangler medarbejdere eller bestemte kompetencer.

Kan en vikar blive fastansat?

Ja. I nogle tilfælde kan et vikariat udvikle sig til en fastansættelse, hvis både virksomheden og medarbejderen vurderer, at der er et godt match.

Læs mere om vores vikarløsninger her

Af Marketing Specialist Ida Maria Jiman

Virksomhedskultur er blevet en afgørende faktor i moderne rekruttering. Når kandidaters værdier og arbejdsmåde matcher organisationens kultur, styrkes både trivsel, præstation og fastholdelse. Derfor bør virksomhedskultur være en integreret del af enhver rekrutteringsstrategi.

Sådan tiltrækker og fastholder du de rette talenter

Virksomhedskultur er blevet et afgørende konkurrenceparameter i kampen om de bedste talenter. Kandidater vurderer i dag ikke kun løn, arbejdsopgaver og karrieremuligheder. De vurderer også, om virksomhedens værdier, ledelsesstil og arbejdsmiljø matcher deres egne forventninger.

Når virksomhedskultur bliver en aktiv del af rekrutteringsprocessen, øges sandsynligheden for at finde medarbejdere, der både præsterer bedre, trives længere og bidrager positivt til organisationens udvikling.

Hvorfor er virksomhedskultur vigtig i rekruttering?

Virksomhedskultur beskriver de værdier, normer og adfærdsmønstre, der præger en organisation. Kulturen påvirker alt fra samarbejde og beslutningsprocesser til medarbejderengagement og innovation.

I rekruttering er det ikke nok at vurdere faglige kompetencer alene. Selv den mest kvalificerede kandidat kan have svært ved at lykkes, hvis der ikke er overensstemmelse mellem personens værdier og virksomhedens kultur.

Når der opstår et stærkt kulturelt match mellem medarbejder og organisation, opnås ofte:

• Højere medarbejdertilfredshed
• Stærkere engagement
• Lavere personaleomsætning
• Hurtigere onboarding
• Bedre samarbejde på tværs af organisationen
• Øget produktivitet

Edgar Scheins teori om organisationskultur

En af de mest anerkendte teorier inden for organisationskultur er udviklet af Edgar Schein. Han beskriver virksomhedskultur gennem tre niveauer:

1. Artefakter

Artefakter er de synlige tegn på virksomhedens kultur, såsom:

• Fysiske omgivelser
• Dresscode
• Kommunikation
• Mødestruktur
• Sociale aktiviteter

2. Udtrykte værdier

De udtrykte værdier er organisationens erklærede principper og ambitioner. Det kan eksempelvis være:

• Samarbejde
• Innovation
• Ansvarlighed
• Kundeorientering

3. Grundlæggende antagelser

De grundlæggende antagelser er de dybtliggende og ofte ubevidste overbevisninger, som styrer organisationens adfærd og beslutninger.

Det er netop på dette niveau, at kulturelt match eller mismatch ofte afgøres.

Hvordan integrerer man virksomhedskultur i rekrutteringsprocessen?

For at skabe et stærkt match mellem kandidat og virksomhed bør kultur være en integreret del af hele rekrutteringsprocessen.

Definér virksomhedens kerneværdier

Start med at beskrive organisationens kultur klart og konkret. Hvilke værdier præger hverdagen? Hvordan samarbejder medarbejderne? Hvilken ledelsesstil praktiseres?

Synliggør kulturen i jobannoncen

Kandidater ønsker indsigt i arbejdspladsen, før de søger. Beskriv derfor virksomhedens kultur, værdier og arbejdsform allerede i jobopslaget.

Stil kulturbaserede interviewspørgsmål

Inkludér spørgsmål, der afdækker kandidatens værdier, motivation og samarbejdsstil.

Eksempelvis:

• Hvilket arbejdsmiljø motiverer dig mest?
• Hvordan håndterer du forandringer?
• Hvad kendetegner en god leder for dig?
• Involver relevante medarbejdere

Ved at lade fremtidige kolleger deltage i processen får både kandidat og virksomhed et mere realistisk billede af samarbejdet.

Fordelene ved at samarbejde med et rekrutteringsbureau

Et professionelt rekrutteringsbureau kan være en værdifuld samarbejdspartner, når virksomhedskultur skal indarbejdes strategisk i rekrutteringen.

Et bureau bidrager blandt andet med:

• Objektiv vurdering af kandidater
• Erfaring med kultur- og personvurderinger
• Effektiv screening og interviewproces
• Adgang til et større kandidatnetværk
• Brancheindsigt og markedskendskab

Ved at kombinere faglige kompetencer med kulturel kompatibilitet øges sandsynligheden for en succesfuld og langsigtet ansættelse.

Læs mere om vores rekrutteringsprocess her

Virksomhedskultur er en investering i fremtidig succes

Virksomhedskultur bør ikke betragtes som et blødt parameter i rekruttering. Tværtimod er kulturen ofte afgørende for, om en ny medarbejder lykkes på lang sigt.

Ved at arbejde systematisk med organisationskultur og kulturelt match kan virksomheder styrke både tiltrækning, onboarding, medarbejderengagement og fastholdelse.

En gennemtænkt rekrutteringsstrategi med fokus på virksomhedskultur skaber værdi for både medarbejder og virksomhed og lægger fundamentet for langsigtet vækst og succes.

Download: 10 råd til at integrere virksomhedskultur i rekruttering

Vil du arbejde mere strategisk med virksomhedskultur i rekrutteringsprocessen?

Download vores 10 råd til at integrere virksomhedskultur i rekruttering og skabe stærkere ansættelser her.